Häufige Fragen

TerminAgent ist ein komplettes Studio-Management-System, das du per WhatsApp bedienst. Kein Dashboard, kein Login, keine App – du chattest, und die KI erledigt es.

Für deine Kunden: Sie schreiben einfach eine WhatsApp-Nachricht und buchen, verschieben oder sagen ab – rund um die Uhr, auch wenn du gerade mitten in der Behandlung bist oder längst Feierabend hast. Die KI kennt deine Behandlungen, deren Dauer und Preise, prüft den Kalender jeder Mitarbeiterin und vergibt den Termin passend. Die Erinnerung am Vortag verschickt sie von allein.

Für dich: Du steuerst dein ganzes Studio im Chat. Mitarbeiterin krank melden, Urlaub eintragen, einen Laufkunden nachtragen, alle Termine eines Tages absagen, Preise und Leistungen ändern, Öffnungszeiten anpassen, Auslastung und Umsatz abfragen. Du tippst, was du willst – und es ist erledigt.

Unterm Strich: Deine Kunden wandern vom Telefon in den Chat – und der läuft von allein weiter, während du arbeitest. Kein Klingeln mitten in der Behandlung, keine Zettel mit Rückrufen, kein Abend voller verpasster Anrufe. Die Kontrolle bleibt dabei vollständig bei dir: ein kurzer Satz im Chat, und du weißt, wie dein Tag aussieht – oder änderst ihn.

Deine Kunden schreiben einfach an deine neue WhatsApp-Business-Nummer. Die KI versteht das Anliegen, prüft automatisch die Verfügbarkeit in deinem Kalender und bucht den passenden Termin. Alle gebuchten Termine werden sofort in deinem digitalen Kalender angezeigt.

Nein. Die Einrichtung übernehmen wir komplett für dich. Im Alltag steuerst du alles per WhatsApp-Chat – du tippst einfach, was du willst, und die KI setzt es um. Kein Einloggen, keine komplizierte Software.

TerminAgent bringt einen digitalen Kalender mit. Jede Mitarbeiterin bekommt einen eigenen Kalender, damit Termine sauber getrennt bleiben. Die komplette Einrichtung übernehmen wir für dich.

Du erhältst von uns eine eigene WhatsApp-Business-Nummer für die Terminbuchung – eingerichtet und betreut wird sie komplett von uns. Deine bisherige Studio-Nummer bleibt davon unberührt und funktioniert weiter wie gewohnt. So bleiben Terminbuchung und dein normales Telefon sauber getrennt.

Nein – zwei Buchungssysteme gleichzeitig würden zu Doppelbuchungen führen, weil die Kalender nicht synchronisiert werden. TerminAgent ersetzt dein bisheriges Tool vollständig. Dein Kalender wird zur einzigen, zentralen Terminübersicht.

Der Vorteil: Du sparst die Gebühren für das andere System und deine Kunden buchen über den Kanal, den sie ohnehin täglich nutzen – WhatsApp.

Die KI kommuniziert standardmäßig auf Deutsch, stellt sich aber automatisch auf die Sprache deiner Kunden ein – sie versteht sehr viele Sprachen. Tippfehler, Abkürzungen und umgangssprachliche Formulierungen sind ebenfalls kein Problem – so wie man eben auf WhatsApp schreibt.

Deine Kunden können Termine buchen, bestehende Termine absagen oder verschieben und nach Preisen und Leistungen fragen. Die KI führt das Gespräch natürlich und freundlich – wie eine echte Mitarbeiterin im Chat.

Du hast einen eigenen Admin-Chat, über den du dein Studio komplett verwalten kannst – Leistungen, Preise, Öffnungszeiten, Team. Einfach schreiben, was du ändern willst. Kein Dashboard, kein Einloggen.

Ja, die KI kann mit vielen Mitarbeiterinnen gleichzeitig umgehen. Jede Mitarbeiterin hat ihren eigenen Kalender. Die KI weiß, wer welche Behandlung anbietet, und verteilt Termine automatisch. Kunden können sich auch eine bestimmte Mitarbeiterin wünschen.

Du schreibst einfach im Admin-Chat Bescheid. Die KI kümmert sich um den Rest – betroffene Kunden werden automatisch benachrichtigt und der Tag wird gesperrt, damit keine neuen Buchungen reinkommen.

Ja. Eingehende Nachrichten werden automatisch gefiltert. Spam und Beleidigungen werden erkannt und blockiert, bevor sie die KI erreichen.

Aktuell erfolgt die Terminbuchung ausschließlich über WhatsApp. Das ist bewusst so gewählt, denn WhatsApp ist der Messenger, den die meisten Kunden täglich nutzen – ohne zusätzliche App oder Login. Deine neue WhatsApp-Nummer kann außerdem direkt in deinem Instagram- oder Facebook-Profil hinterlegt werden, sodass Kunden auch von dort aus ganz einfach einen Termin buchen können.

Am einfachsten per Aushang im Studio, auf deiner Instagram-Seite oder in deiner WhatsApp-Status-Story. Viele Studios nutzen auch einen QR-Code, der direkt den Chat öffnet. Wir helfen dir gern mit Vorlagen.

Es gibt drei Pakete: Solo für 249 € / Monat (bis ca. 100 Termine im Monat), Duo für 449 € / Monat (bis ca. 200 Termine) und Team ab 629 € / Monat (ab ca. 300 Termine, +199 € je weitere 100 Termine inkl. 1.300 zusätzlicher Nachrichten). Wie viele Mitarbeiterinnen bei dir arbeiten, spielt für den Preis keine Rolle. Alle Preise sind Endpreise. Dazu kommt eine einmalige Einrichtungsgebühr von 49 € – dafür übernehmen wir die komplette Einrichtung deines Studios inklusive Kalender und WhatsApp-Anbindung. In jedem Paket sind alle Features enthalten.

Wird es eng, stockst du direkt in WhatsApp mit einem Klick auf: 200 zusätzliche Nachrichten für 29 €. Vorher wirst du automatisch gewarnt – bei 80 % und bei 95 % deines Kontingents.

Enthalten sind 1.900 Nachrichten bei Solo, 3.500 bei Duo und 5.000 bei Team, plus 1.300 für jeweils 100 weitere Termine. Nicht genutzte Nachrichten verfallen zum Monatsende.

Terminerinnerungen zählen separat: Enthalten sind 200 je 100 Termine im Monat – also 200 bei Solo, 400 bei Duo und 600 bei Team. Darüber hinaus kostet eine Erinnerung 0,10 €.

Nein. Es gibt keine Mindestlaufzeit. Der Vertrag läuft monatlich und kann mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende in Textform gekündigt werden.

Ja. Als Studioinhaber erhältst du schnell und unkompliziert eine Testversion. So kannst du TerminAgent mit deinen eigenen Leistungen und Öffnungszeiten ausprobieren und selbst erleben, wie einfach die Terminverwaltung sein kann. Gerne zeigen wir dir zusätzlich eine unverbindliche Live-Demo.

Nach Vertragsende werden alle bei uns gespeicherten Daten vollständig gelöscht. Das Offboarding ist unkompliziert, schnell und ohne aufwendige Schritte.

Ja. Die KI-Verarbeitung läuft auf europäischen Servern (Google Cloud EU). Bei WhatsApp und unserer technischen Infrastruktur können Daten auch in die USA gelangen – abgesichert über das EU-U.S. Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln.

Wir setzen die offizielle WhatsApp Business API von Meta ein und haben alle nötigen Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) abgeschlossen. Mit dir schließen wir ebenfalls einen AVV – du bleibst datenschutzrechtlich verantwortlich, wir verarbeiten in deinem Auftrag.

Telefonnummer, Name (soweit angegeben), die Termindetails und der Chatverlauf zur Terminvereinbarung – mehr nicht. Alles ausschließlich zur Terminverwaltung, es findet keine Werbung und kein Weiterverkauf statt.

Für die Buchung selbst ist keine gesonderte Einwilligung nötig: Wer schreibt, bahnt einen Termin an – das ist die Rechtsgrundlage. Für die automatische Terminerinnerung holen wir eine ausdrückliche Einwilligung ein, die deine Kunden jederzeit widerrufen können.

Ja, jederzeit per WhatsApp. Die Gesprächsdaten werden sofort gelöscht, Kalendereinträge wandern in den Papierkorb und werden von Google nach 30 Tagen endgültig entfernt.

Auch ohne Löschwunsch bleibt nichts liegen: Termine werden sechs Monate nach dem Termindatum automatisch gelöscht.

Ja. Du erhältst von uns einen vollständigen AVV inklusive Verarbeitungsverzeichnis und technisch-organisatorischer Maßnahmen (TOM).

In der Regel innerhalb weniger Tage. Wir richten alles für dich ein – du musst nur die Infos zu deinem Studio liefern (Leistungen, Öffnungszeiten, Team).

Nein. TerminAgent läuft vollständig in der Cloud. Du benötigst lediglich WhatsApp auf deinem Smartphone. Deinen digitalen Kalender richten wir komplett für dich ein. Anschließend kannst du ihn ganz einfach per Login (E-Mail und Passwort) auf deinem Smartphone, Tablet oder Computer nutzen.

Ja. Die KI erkennt alle Einträge im Kalender – egal ob von einem Kunden gebucht oder von dir manuell eingetragen. So kannst du z.B. Pausen, private Blocker oder Laufkundschaft selbst eintragen, und die KI bucht nichts darüber.

Ja. Du erreichst uns direkt per WhatsApp oder E-Mail – kein Ticketsystem, keine Warteschleife, keine Hotline-Nummer. Wir begleiten dich durch die komplette Einrichtung und bleiben danach dein fester Ansprechpartner: für Anpassungen an deinen Leistungen, neue Mitarbeiterinnen oder einfach eine Frage zwischendurch.